Status for ISO 9001: 2015 i små virksomheder
Dette er en sag om ISO 9001: 2015-software til små virksomheder. Det er den første i en række cases, der er baseret på samtaler med kvalitetschefer i SMV’er. Med denne serie ønsker vi at give eksempler på de mange måder, hvorpå virksomheder arbejder med ledelsessystemer, software og processer.
Gottfred Petersen A/S kort fortalt…
Gottfred Petersen A/S er en dansk virksomhed med fire hovedforretningsområder; De er leverandør af materialer inden for byggeri, beskyttelse, plast og sanitære materialer. Virksomheden blev grundlagt i 1960, og de fleste af dens 40 medarbejdere er placeret på Fyn, Danmark. Denne case er baseret på et interview med Peter Nørgreen, som er virksomhedens kvalitetschef.
ISO 9001 på daglig basis
Peter Nørgreen ser de konstante ændringer i love og regler som en af de udfordringer, byggebranchen står over for. Det gælder alt fra produktion til emballage. Så hvordan håndterer virksomheden dette?
I øjeblikket bruges ISO 9001:2008 som en overordnet rettesnor for, hvordan processer og aktiviteter udføres i virksomheden. Organisationsdiagrammet gør det klart, hvem der gør hvad, og hvem medarbejderen refererer til, siger Peter. ISO 9001:2008 beskriver processer, procedurer og instruktioner, som alle kan bruge og bruge som retningslinje for arbejdet. Inputtet til, hvordan det kan anvendes i det daglige arbejde, kommer fra personlige netværk og gennem erfaringer undervejs.
Men er det lettere sagt end gjort? Jeg spurgte Peter Nørgreen, om han i sin rolle som kvalitetschef nogensinde kæmper med at få alle disse gode intentioner til at fungere i praksis, så kvalitetsledelse ikke bare er et certifikat på væggen. Hertil svarede han:
“Nå, ja til en vis grad, men som kvalitetschef gjorde jeg meget ud af at introducere nye medarbejdere til vores system. Vi har en retningslinje for, hvordan vi gør dette, ligesom vi også spørger til ISO, når vi auditerer internt, især beskrivelserne af forskellige processer i virksomheden, men også operationelle mål, kvalitetspolitikker og så videre. Der afholdes kvartalsmøder for at kommunikere nye mål og ændringer. Vi har også en gruppe medarbejdere, der håndterer klager.”
Hvordan udføres kvalitetsstyring i praksis?
Alle medarbejdere bruger business intelligence fra Targit som et dagligt værktøj. På denne måde har alle medarbejdere adgang til stort set alle data i realtid. Desuden tillader det et skub af information via e-mail, tablets, iPhones, så relevante data skubbes til den rigtige medarbejder. Peter Nørgreen forklarer det på denne måde;
“Lad os sige, at du vil vide, om et distrikt eller en kunde adskiller sig i omsætning med mere end 3%, hvis dette sker, sendes oplysningerne derefter til den rigtige person, der proaktivt kan handle på dette … Da vi arbejder med data i realtid, er det muligt at koble sig på al information i virksomheden, og det giver desuden mening at foruddefinere dine kuber af data for at kunne overvåge og reagere på afvigelser/tendenser.”
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Hvordan deler du processer og dokumenter?
Peter forklarer, hvordan alle informeres om en ændring ved at modtage en e-mail med en notifikation og en kort forklaring af ændringerne. Disse oplysninger er også tilgængelige i indekset for virksomhedens ledelsessystem, så alle kan se dem. På denne måde kan alle se ændringerne på intranettet eller i den delte mappe.
“Each procedure, document and instruction have an owner that has to provide information within his or her field. When audited these are the typical procedures and processes that will be controlled – are they used the right way? are they still creating a form of value? etc.” – Peter Nørgreen
Hos Gottfred Petersen A/S revideres alle procedurer, processer, instruktioner, politikker, regler og standarder mindst en gang årligt for at sikre, at de er i stand til at reagere proaktivt, når “forandringens vinde rammer os”, som Peter udtrykker det. Vedligeholdelse udføres af Peter selv i Word:
Virksomheden har medbragt værktøjer til at hjælpe dem, men det meste arbejde med at udvikle, kontrollere og revidere processer foregår internt. I begyndelsen blev konsulenter hentet ind for at sikre, at virksomheden levede op til de specifikke krav, der er anført i ISO 9001-standarden.
“Man kan sige, at den ISO 9001-baserede kvalitetsmanual er den konstruktion, der holder bygningen sammen.”
Gottfred Petersen A/S har valgt at holde kvalitetshåndbogen elektronisk og tilgængelig via et indeks for alle medarbejdere. Manualen linker til alle processer og dokumenter på et delt drev. På denne måde kræver det ofte kun revision i ét dokument, når noget skal ændres.
Peters råd om ISO 9001:2015-software, og hvornår certificeringsprocessen skal startes
Peter Nørgreen siger, at man i første omgang skal fokusere på virksomhedens grundidé og ud fra den figur, hvor virksomheden har sine styrker, svagheder, muligheder og trusler. Start med andre ord med at lave en SWOT-analyse for at få viden om din virksomheds udgangspunkt.
Han finder det også vigtigt at evaluere organisationsstrukturen for at afgøre, om det er den rigtige. Er de rigtige myndigheder placeret med de rigtige roller, så beslutninger kan træffes på det rigtige tidspunkt, på det rigtige sted og til den rigtige pris? En måde at følge op på succeser og afvigelser er også nøglen.
Et andet råd er at starte med de nødvendige afsnit i ISO 9001: 2015-standarden. På denne måde vil du opbygge et rent procesorienteret ledelsessystem med fokus på de væsentlige forretningsområder.
Når du arbejder med kvalitetsstyring, skal du passe på ikke at overinformere og skabe overflødige data, men i stedet forsøge at danne et system med korte og præcise udsagn. Brug en ISO 9001:2015-software, hvor du kan oprette referencer og links til versionsbaserede dokumenter.
Det gør det meget nemmere, når man redigerer og reviderer systemets effektivitet, så man ikke skal igennem hele håndbogen, hver gang noget skal revideres eller tilføjes.”
Som erfaren kvalitetschef anbefaler Peter Nørgreen at bruge en konsulent i opstartsfasen. Det er meget mindre tidskrævende, når du har hjælp til at forstå ISO 9001: 2015-standarden og finde den rigtige ISO 9001: 2015-software til at vedligeholde dine dokumenter. Minimering af risici og hjælp til at definere sprog, mål, processer er blot en del af dette. Når strukturen er på plads, kan kvalitetschefen indsamle den nødvendige viden.
“…e.g. by getting a Lead Auditor education and hereby be ready for changes in a constantly changing version and document controlled process. Remember: Always keep it simple.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Nogle sidste råd fra Peter
“Tillid er godt, men kontrol er nødvendig.”
- Billeder og flowdiagrammer siger mere end tusind ord.
- Instruktionerne skal være meget præcise og kortfattede, ellers bliver de ikke læst, som de burde være.
- Brug storytelling, det gør overgangen meget lettere, når alle har forståelse for, hvordan et kvalitetsledelsessystem kan være med til at gøre det daglige arbejde sjovt og nemt og skabe et mere professionelt resultat internt såvel som eksternt.
Sådan lyder det fra Peter fra Gottfred Petersen A/S. Snart præsenterer vi en anden sag og et andet perspektiv.
Hyppigt stillede spørgsmål
Den lille og mellemstore virksomhed tog flere skridt til at implementere ISO 9001 via Cloud Quality Management System. Disse omfattede definition af kvalitetsmål, udarbejdelse af en QMS-manual med effektive procedurer og gennemførelse af interne og tredjeparts audits med henblik på certificering.
Indførelsen af ISO 9001 førte til øget kundetilfredshed og strømlinede processer, hvilket gav næring til SMV’ens vækst. De etablerede procedurer øgede også effektiviteten ved at skære ned på spild og dermed øge produktiviteten.
Selvom bloggen ikke nævner specifikke udfordringer, er det almindeligt for virksomheder at kæmpe med at forstå kravene i ISO 9001, at skulle skræddersy dem til deres forretning og at ændre veletablerede processer. For at overvinde disse forhindringer har SMV’erne sandsynligvis søgt hjælp hos konsulenter eller brugt softwareløsninger til vejledning. De kan også have gennemført regelmæssige audits og kurser for at sikre, at medarbejderne forstår og efterlever de nye procedurer. Platforme som Gluu kan give tiltrængt struktur og vejledning gennem denne proces.
